Förbättra användbarhet av manual

Innehåll

• Hellre ett häfte än en bok
• Att vara konsekvent är nyckeln
• Var minimalistisk
• Var fullständig
• Söndra och härska

Hellre ett häfte än en bok

Varför är det bättre att skriva ett häfte, som är lika stort som ett A5-ark, än en bok, som är lika stort som ett A4-ark. Det handlar om psykologi. Ett häfte uppfattas som användarvänlig på grund av sitt vänlig utseende. Det finns inga kopplingar till en tråkig handbok som man var (eller är) tvungen att läsa i skolan.

I det här avseendet, gör det inget att A5-häftet är tjockare än en A4-bok. Det är utseendet som avgör.

Att skriva ett häfte handlar dock inte bara om utseendet. Användbarheten hos en sådan manual förbättras även oerhört genom att dela upp texten i mindre block. En teknisk skribent måste mer eller mindre tänka i små block när de skriver ett häfte. När man skriver något som liknar en bok kan vara benägen att skriva ganska långa stycken, vilket ser hemskt ut i ett häfte. Dessutom förbättrar långa stycken inte användbarheten av en manual.

Att vara konsekvent är nyckeln

Vad menas med ’att vara konsekvent är nyckeln’? Relaterat till vårt mål att förbättra användbarheten av en manual, innebär det i grunden två saker.

För det första, konsekvens handlar om att välja dina ord rätt. Ett exempel kommer väl till pass. Tänk dig att en teknisk skribent beskriver fronten på en skrivare som ’höljet’. Om han/hon hänvisar till detta hölje genom att använda ordet ’front’ på ett annat ställe eller använder ordet ’hölje’ en andra gång för att hänvisa till locket på skrivaren (istället för fronten), då blir användaren förvirrad. Det är anledningen till varför ett ord alltid ska hänvisa till samma produktdel. Detta är att förklara det självklara. Det faktum att manualer inte alltid har ett särskilt bra rykte har att göra med det faktum att denna regel inte alltid efterlevs.

För det andra, konsekvens handlar om layout. Varje kapitel, varje stycke och varje uppgift i varje stycke bör vara identifierbara efter sitt utseende. Detta utseende definieras av användningen av identiska typsnitt, identiska färger, korrekta siffror (arabiska eller romerska) och så vidare. På detta sätt kan man förbättra användbarheten av vilken manual som helst: användaren vet vad han/hon ska leta efter och hur.

Denna filosofi är också viktig på den enskilda instruktionsnivån. Instruktioner som ”1. Starta maskinen genom att trycka på den gröna knappen, 2. Kontrollera bränslestatus på kontrollpanelen” som bör ha sin egna layout. Till exempel kan instruktioner placeras i en tabell där varje instruktion får sin egen cell. På detta sätt är det väldigt lätt att skumma igenom dem och känna igen dem. Förutsatt att varje tabell har en igenkänningsbar rubrik, som ”Byte av bläckpatron”.

Var minimalistisk

Man kan försöka att vara rolig i en manual i ett försök att vinna läsarens hjärta. Dock kan ett skämt som ”Om du inte vill att din maskin ska bli tyst mitt ute i ödemarken, kontrollera alltid bränslestatus först” gå emot din intention att motivera användaren. Användaren vill bara en sak: få jobbet gjort. Om han vill kontrollera hur mycket bränsle som finns kvar, behöver han bara veta hur man gör det. Förmodligen görs det genom att kontrollera rätt mätare på kontrollpanelen. Det är bättre att hålla sig till denna typ av information.

Genom att vara minimalistisk för att få jobbet gjort så fort som möjligt, bör vara det viktigaste för alla tekniska skribenter. Att försöka vara rolig kan vara kontraproduktivt, men även att försöka vara artig kan visa sig vara negativt. ”Vänligen kontrollera bränslestatus” tar inte bara längre tid att läsa än ”Kontrollera bränslestatus”. Det kan även skapa förvirring. Genom att vara artig i detta specifika fall är inte speciellt tydligt om det är nödvändigt att kontrollera bränslestatus eller inte.

Att vara minimalistisk betyder inte: var ofullständig. Tvärtom, om det är nödvändigt att först sätta på sig syrgasmasken innan man börjar rädda flygplanet, ska denna instruktion stå överst på listan. Detta tar oss till en annan punkt med vilken man kan förbättra användbarheten av en manual.

Var fullständig

’Var fullständig’ låter som väldigt simpelt. Men det är det inte. Att vara fullständig kan betyda olika saker för olika människor. En instruktion som ”Rengör tanken” kan vara entydigt för en mekaniker eller underhållspersonal. Men det är inte tillräckligt tydligt för någon vars arbete inte involverar …. rengöring av tankar. En sådan person behöver mer vägledning, som

1. Öppna locket på tanken.
2. Säkra locket genom att fästa dess handtag i motsvarande hål i marken.
3. Kontrollera att det inte finns någon vätska i tanken. Om det finns, använd den röda kranen för att tömma tanken.
4. Och så vidare…

’Att vara fullständig’ betyder egentligen: var uppmärksam på vilken målgrupp den tekniska skribenten skriver för. Detaljnivån kan skilja sig mycket när man riktar sig till kvalificerad personal (som skulle bli stötta av för mycket detaljer) och förstagångsanvändare (som behöver ganska mycket vägledning).

Om man vill förbättra användbarheten av sina manualer är detta en av de viktigaste sakerna man ska tänka på.

Söndra och härska

’Söndra och härska’ har en negativ klang. I världen av tekniskt skrivande låter däremot ’söndra och härska’ mycket positivt.

’Söndra och härska’ innebär att en uppdelning av informationen i så många textblock som möjligt gör det enkelt för alla användare att skumma igenom manualen och hitta den information man letar efter. Denna filosofi antyder att märkning av kapitel, stycken och uppgifter ska vara så konkret som möjligt.

’Underhåll av din dammsugare’ (kapitel)

’Rengöring av motorrummet’ (stycke)

’Ta ut motorn’ (uppgift)

’Lägg en hand på det röda handtaget och en hand på det gröna handtaget på motorn’ (instruktion)

Genom att använda denna hierarki upprepade gånger vet användaren precis var de kan hitta informationen de behöver. En manual behöver inte vara linjär: läsaren behöver inte börja läsa på sida 1 och sluta på sida x. Varje gång har han tillgång till en uppgift. Varje gång vill han bara få ett särskilt jobb utfört.

Sättet att förbättra användbarheten av en manual utifrån strategin ’söndra och härska’ är: dela in manualen i underavdelningar i så mänga textblock som är nödvändigt och märk dem så konkret som möjligt.